M-Files – solutie completa de document management

.
M-Files permite gestionarea usoara a volumelor mari de informatii, cautarea rapida a documentelor si automatizarea fluxurilor de lucru.

.
Accesul la documente tine cont de politica de securitate a organizatiei si se poate adapta la nevoile firmei. Informatia este astfel salvata intr-o baza de date unica, asigurandu-se functionalitati complete de arhivare, versionare, control, fluxuri de aprobare si raportare.

.

Directoare dinamice

Directoarele dinamice pot organiza informatia automat, in functie de orice criteriu (metadate). Totul in M-Files este organizat in functie de ce este, nu de locul in care a fost salvat, ceea ce permite vizualizarea documentelor in orice format.

Cautare documente

Cautarea (si regasirea) informatiilor in M-Files este simpla si extrem de rapida datorita metadatelor. Cautare se poate face dupa numele documentului, client, tipul de document, cuvinte cheie si multe alte criterii. M-Files cauta chiar si in textul documentelor, inclusiv PDF, pentru a se asigura ca puteti regasi cu usurinta orice cautati.

Salvare documente

Salveaza usor si rapid documente in M-Files, asigurandu-va totodata ca acestea pot fi regasite usor de orice alta persoana din organizatia dumneavoastra.

Editare documente

M-Files simplifica editarea individuala sau colectiva a documentelor. Editarea unui document din M-Files prin check out, protejeaza documentul respectiv impotriva modificarilor din partea altor utilizatori. Cand s-a finalizat editarea, se poate salva in M-Files prin actiunea check in pentru ca toti utilizatorii sa vada modificarile. Se poate accesa si istoril modificarilor si al versiunilor printr-un simplu click.

Acces comun la documente

Distribuirea documentelor din M-Files catre alti utilizatori este foarte simpla si la un click distanta. Fie ca aveti nevoie pentru a trimite cuiva un document sau colabora cu colegii, M-Files pastreaza totul organizat si controlat.

Acces de pe dispozitive mobile

Utilizarea M-Files de pe dispozitive mobile asigura accesibilitatea bazei de documente chiar si departe de birou. Astfel, noile aplicatii mobile pentru iPhone, iPad, Android si Windows Phone, permit performanta si eficienta chiar si in deplasare. Se pot vizualiza documente si gestiona fluxuri de lucru direct de pe tableta sau smartphone.

eSigning

M-Files Mobile Access permite companiilor sa respecte normele de conformitate si in afara biroului. Functionalitatea de semnatura electronica asigura firmelor din domeniile strict reglementate sa aprobe și sa monitorizeze procesele chiar de pe un dispozitiv mobil.

Documente de tip template

M-Files va permite sa eliminati efortul de generare sau formatare a documentelor standard, prin folosirea de template-uri. In tutorialul de mai jos puteti vedea cat de usor se poate genera un template care se va completa in mod automat cu informatiile folosite in mod curent (ex: numele clientului si data contractului).

Permisiuni si securitate

Gestionarea politicilor complexe de securitate devine coplesitoare cu limitarile asigurate de cele mai multe sisteme. M-Files ofera un control nelimitat asupra oricarui tip de continut, simplu si usor. Asta pentru ca permisiunile pot fi atribuite pe baza a ceea ce este un document si nu in functie de locul in care se afla. M-Files da posibilitatea managerilor sa stabileasca securitatea si degreveaza responsabilii de IT de aceasta responsabilitate.

Co-editarea documentelor

Co-Authoring permite editarea simultana a documentelor disponibile in M-Files. Astfel, prin invitarea altor utilizatori la procesul de editare, un documente poate fi modificat sau completat de mai multi utilizatori in acelasi timp.

Integrare cu Outlook

M-Files este integrat nativ cu Microsoft Outlook ceea ce permite salvarea usoara a email-urilor si a atasamentelor acestora direct in M-Files. Aplicatia va sti automat de ce client sau contract sunt legate aceste documente, un exemplu in acest sens putend fi urmarit in tutorialul de mai jos.

Fluxuri de lucru

M-Files foloseste fluxuri automate de lucru pentru eficientizarea proceselor de business si respectarea procedurilor interne (Ex: aprobarile de contract, revizuiri documente, facturare, etc). M-Files monitorizeaza automat fiecare pas al procesului si trimite o notificare atunci cand o actiune este necesara. Este simplu, rapid si integrat in M-Files.

Disponibilitate offline

M-Files permite accesarea de informatii si documente importante, indiferent de locul in care va aflati. Disponibilitatea offline asigura vizualizarea, editarea si salvarea documentelor, chiar si fara acces la Wi-Fi sau VPN. Utilizatorul poate selecta dinamic continutul de care are nevoie offline (cum ar fi documentele legate de un anumit client sau proiect) si M-Files se asigura ca sunt disponibile.

Scanare documente si OCR

M-Files permite scanarea de documente si transformarea lor automata in documente “cautabile” prin tehnologia OCR construita in M-Files. Aplicatia functioneaza cu orice scanner USB, deci compatibilitate nu este o problemă. Doar se scaneaza, salveaza si M-Files se ocupa de restul.

Lasa M-Files sa lucreze pentru compania ta. Testeaza acum