De ce M-Files

.
M-Files dispune de toate functionalitatile necesare pentru a transforma managementul documentelor intr-un proces usor si eficient. Cu M-Files, poti regasi usor orice document, alaturi de istoricul complet al versiunilor.

.
Mai mult, prin integrarea cu Windows, salvarea informatiilor se face la fel de simplu ca in orice alt director. Tot ceea ce trebuie sa faci este sa completezi proprietatile documentului la prima salvare.

.

Top motive pentru care M-Files este alegerea corecta.

 

   Asigura functionalitati complete de cautare, versionare, fluxuri de aprobare, securitate şi raportare.

Accesul la documente se face in functie de politica de securitate a organizaţiei si se poate adapta la nevoile firmei. Informatia este astfel salvata intr-o baza de date unica si permite regasire usoara a informatiei, in functie de cuvinte cheie sau criterii definite pe documente.

   Permite adaptarea rapida la structura interna a firmei

M-Files asigura configurarea criteriilor de clasificare a documentelor, numite metadate. In functie de tipul documentelor si informatiilor pe care doriti sa le gestionati, puteti defini oricate metadate. De exemplu, o serie de metadate pot fi: client, contact, dosar, data creării, autor, etc. Totodata, M-Files permite gestionarea șabloanelor sau a colectiilor de documente.

   Asigura căutare rapidă și vizualizări dinamice

Poti cauta documente in functie de ceea ce sunt, nu de locul in care au fost salvate. Astfel, o simpla bifa sau completarea unui cuvant cheie va afisa imediat lista filtrata a informatiilor salvate in sistem. In plus, permite vizualizari dinamice, respectiv salvarea unor „cautari predefinite” care simplifica si mai mult procesul de cautare.

   Elimina haosul din managementul documentelor

Rezolva problemele legate de versionare si conformitate prin functionalitati de check-out și check-in. Astfel, fiecare utilizator va face check out pe documentul pe care doreste sa-l editeze, permitand astfel inregistrarea tuturor modificarilor facute si a autorului acestora. Check-in va permite salvarea noii versiuni cu denumire și numerotare automată, mentinand totodata istoricul versiunilor cu toate informatiile aferente.

   Permite colaborare și fluxuri de lucru automatizate

Asigura automatizarea proceselor de business precum aprobarea sau revizuirea documentelor de un supervizor. In plus, M-Files facilitează colaborarea cu echipe formate atât din avocatii proprii, cat si din parteneri externi, prin functionalitatile de check-out și check-in, editare simultana a unui document (co-autori), publicare și replicare a datelor in cloud

   Acces controlat

Permite acces controlat la documente prin setarea drepturilor de vizualizare, editare si descarcare la nivel de document sau categorie de documente. De exemplu, puteti restrictiona accesul avocatilor la documentele financiare ale firmei.

   Ușor de utilizat

Se integrează in interfața de Windows Explorer si astfel puteti salva si stoca documentele printr-un simplu drag & drop intr-un accesa fisier similar cu unitatile de disc disponibile pe calculator. In plus, puteti deshide rapid aceste documente chiar si in cazul unor conexiuni lente si nesigure.

   Implementare rapida si usoara

Adaptarea aplicatiei de document management la nevoile specifice avocatilor este rapida si permite astfel reducerea semnificativa a efortului de implementare. De asemenea, M-Files este disponibila si in cloud, optiune care elimina necesitatea de a achiziționa și configura propriul server.

   Independenta fata de locatie

Puteti vizualiza, crea, edita sau salva documente de oriunde, inclusiv de pe dispozitive mobile, chiar si in lipsa conexiunii directe catre M-Files. Sincronizarea se va face automat, conexiunile la distanță si replicarea fiind extrem de rapide. Puteți seta oferi accesul web oricarui partener – inclusiv utilizatorilor de Mac și Linux.

   Integrare cu aplicațiile existente

M-Files integrează cu toate aplicațiile Windows, inclusiv soluții Office, CAD , alte solutii contabile și de inventariere . Aceasta susține toate formatele de fișiere , cum ar fi documente standard Microsoft Office cum ar fi Word și Excel , fișiere PDF , modele CAD și desene , imagini , scanări de documente pe hârtie și e-mailuri și atașamente.

   Conectabilitate

Se pot defini legături active cu baze de date externe, cum ar fi sisteme de tip CRM, ERP, de contabilitate și de facturare, sau importa si leaga fisiere de rețea existente. De asemenea, puteti scana documente, sa importati email-uri din serverul de mail sau folosind API-ul M-Files pentru nevoi speciale de integrare.

 

Lasa M-Files sa lucreze pentru compania ta.   Testeaza acum