Principalele beneficii asigurate de M-Files

.

M-Files organizează eficient informațiile și documentele, permitand regasirea si distribuirea acesteia foarte rapid si usor. De altfel, abordarea inovativa si unica a acestei solutii se refera la modul de salvare si organizare a documentelor.

.
Se integrează in interfața de Windows Explorer si astfel puteti salva si stoca documentele printr-un simplu drag & drop intr-un accesa fisier similar cu unitatile de disc disponibile pe calculator.

 

M-Files organizeaza documentele in functie de ceea ce sunt,

nu de locul in care au fost salvate

 

Tot ce trebuie sa faceti este ca la salvarea documentelor sa completati cateva detalii referitoare la acestea (ex: tipul de document, clientul, contractul, descriere). Odata ce M-Files stie ce reprezinta acel document, il va regasi foarte usor, indiferent ca il cautati in functie de client, de contract sau de tipul de document.

 

Avand in vedere aceasta abordare unica, beneficiile asigurate de M-Files sunt multiple:

 

Elimina structura rigida si haotica de foldere

M-Files inlocuieste structura rigida de foldere cu vizualizari dinamice ale documentelor. Practic, puteti vizualiza documentele in orice format dorit, indiferent ca le dorititi grupate pe clienti, pe ani, pe contracte, pe responsabil sau pe orice alte criterii definite.

 

Asigura căutare rapidă și vizualizări dinamice
O simpla bifa sau completarea unui cuvant cheie va afisa imediat lista filtrata a informatiilor salvate in sistem. In plus, permite vizualizari dinamice, respectiv salvarea unor „cautari predefinite” care simplifica si mai mult procesul de cautare.

 

Elimina duplicatele

O alta consecinta a utilizarii folderelor traditionale de documente este duplicarea acestora. Mai exact, un contract pe un anumit client poate fi salvat atat in folderul clientului, dar si in folderul produsului sau serviciului prestat. M-Files elimina aceasta problema prin salvarea documentului prin completarea unor informatii multiple (ex: tipul de document, clientul, contractul, descriere) care permit regasirea documentului indiferent de criteriul folosit la cautare.

 

Salveaza email-urile si atasamentele acestora

Email-ul este un instrument de comunicare utilizat frecvent prin care se transmit informatii si documente vitale ale companiei. Salvarea acestora si a documentelor atasate la email este la fel de importanta, M-Files integrandu-se nativ cu Outlook. Astfel, permite stocarea acestor informatii in aceeasi baza de date comuna, regasirea ulterioara a acestore fiind la fel de usor.

 

Cauta in documente PDF

M-Files permite convertirea rapida si usoara a faxurilor, documentelor scanate și imaginilor în documente PDF, astfel încât să permită căutări în documente.

 

Permite colaborare și fluxuri de lucru automatizate
Asigura automatizarea proceselor de business precum aprobarea sau revizuirea documentelor de un supervizor. In plus, M-Files facilitează colaborarea cu echipe formate atât din avocatii proprii, cat si din parteneri externi, prin functionalitatile de check-out și check-in, editare simultana a unui document (co-autori), publicare și replicare a datelor in cloud.

Lasa M-Files sa lucreze pentru compania ta.   Testeaza acum