Porti palaria ISO 9001:2015?

Cu mai mult de un milion de certificari emise, ISO 9001 este cel mai larg adoptat sistem de management al calitatii, sustinand companiile in atingerea conformitatii produselor si serviciilor cu asteptarile clientilor si cu normele in vigoare.

Standardul ISO 9001 a devenit sinonim cu calitatea si increderea, atat de mult incat numeroase organizatii multinationale folosesc aceasta certificare ca si conditie preliminara in alegerea partnerilor si furnizorilor.

In ultimele trei decenii, ISO 9001 a suferit mai multe revizuiri cu scopul de a extinde acest standard la cele mai raspundite conditii de business din piata. In septembrie 2015, o noua editie 9001 a fost publicata tinand cont de trei considerente principale: aplicabilitate mai mare pentru economii globalizate si axate pe servicii, o aliniere mai buna a managementului calitatii cu managementul de core business, simplificarea procesului de implementare si integrarea cu alte standarde de management internationale.

Desi scopul ISO 9001:2015 ramane acelasi ca al predecesorilor, noua versiune acorda o importanta si mai mare optimizarii performantei folosind „gandire axata pe risc” pentru managementul proceselor de calitate. Obiectivul final este acela de a evita posibilele rezultate nedorite si de a identifica oportunitati noi de dezvoltare pentru organizatii.

Gestioneaza riscul folosind procese

In ISO 9001:2015, „gandirea axata pe risc” pune accent pe procese, pe intelegerea acestora si a impactului pe care il au asupra capacitatii organizatiei de a livra servicii de calitate. Procesele ar trebui gestionate folosind ciclul PDCA (plan-do-check-act), un proces repretitiv cu patru pasi pentru analizare, prioritizare si raspuns la riscuri potentiale in legatura cu indicatorii de performanta.

Metoda PDCA asista organizatiile in mentinerea controlului strict asupra calitatii produselor si serviciilor, bazandu-se pe un proces continuu de perfectionare. Aceasta abordare axata pe procese ramane in continuare critica pentru sistemul ISO 9001:2015 care trebuie implementat tinand cont de riscurilor reale asumate de organizatie.

Pe masura ce organizatiile isi adapteaza sistemul actual de management al calitatii la standardele noi, trebuie sa identifice, sa analizeze si sa prioritizeze toate riscurile potentiale. Pentru a realiza efectiv acest lucru, managerii de calitate trebuie sa aiba o intelegere profunda a contextului organizational si sa identifice variabilele care implica riscuri interne si externe privind calitatea. De exemplu, o solutie de document & information management (EIM) poate fi utilizata pentru a urmari riscurile aferente unor procese de productie, permitand crearea unui obiect dedicat monitorizarii riscurilor, alaturi de continut si procese relevante. Riscurile pot fi evaluate pe baza probabilitatii de aparitie, a probabilitatii de a fi detectate si pe baza potentialul impact daca riscul se materializeaza. Aceste riscuri sunt procesate pe baza de fluzuri de lucru si rezolvate in functie de importanta. De exemplu, riscul care are cel mai mare impact si care are sanse sa apara fara actiuni corective, trebuie rezolvat primul. Acest lucru ajuta si la devierea culturii organizationale catre preventie si imbunatatirea performantei, in loc de rezolvarea izolata a unor probleme.

Integrarea sistemelor privind calitatea si conformitate

Primele versiuni de ISO 9001 au impus cerinte stricte cu privire la documente si la procesele aferente documentelor. Odata cu evolutia acestui standard, accentul a trecut controlul documentatiei la managementul proceselor. In cea mai noua versiune ISO 9001, nu exista practic documente sau proceduri recomandate, lasand companiilor libertatea sa-si defineasca propriile reguli in functie de procesele lor unice de business si standardele managementului calitatii.

Datorita multitudinii de cerinte aplicate companiilor din industriile puternic reglementate si considerand cantitatea foarte mare de documentatie necesara in gestionarea si asistarea acestor initiative, practica de a mentine sisteme separate pentru managementul calitatii si managementul conformitatii a devenit contraproductiv. Managementul documentelor, informatiilor, proceselor si template-uri pot fi centralizate intr-o solutie de document & information management (EIM), optimizand astfel fluxurile de lucru si eliminand redundanta din procesele de calitate si conformitate. Pe scurt, sistemele de management al calitatii si conformitatii nu ar trebui sa functioneze independent unul fata de celalalt, ci mai degraba sa fie integrate folosind o platforma accesibila, intuitiva, controlabila si auditabila.

O tranzitie graduala la ISO 9001:2015

Certificarile pentru editia 2008 a ISO 9001 va expira dupa septembrie 2018, ceea ce inseamna ca firmele au la dispozitie trei ani pentru a finaliza tranzitia. Acest lucru se poate face mult mai facil in cazul in care procesul este asistat de tehnologia de ultima ora.

Pentru a obtine ISO 9001:2015, companiile trebuie sa mentioneze procesele relevante aferente sistemului calitatii, asigurand posibilitatea de monitorizare a acestora. De exemplu, un obiectiv de calitate privind suportul tehnic (proces) poate fi satisfactia clientilor (sub-proces). Un indicator de performanta al acestui sub-proces poate fi rata de satisfactie a clientilor, care este masurata anual, iar calcularea ratei de satisfactie poate fi un task recurent in solutia de document & information management (EIM) care permite companiilor sa verifice procesele urmarite.

Exploatand cele mai bune platforme de document & information management (EIM), organizatiile pot conecta intuitiv procese cu documente si obiecte, asigurand functionalitati de audit si semnatura electronica.

Sa luam in vedere urmatorul calcul:

  1. IT-ul realizeaza ca pentru serverul 123 nu s-a realizat backup saptamana trecuta;
  2. IT-ul creeaza abatere referitoare la serverul 123 in sistem
  3. Cauza este analizata si rezulta ca procedura standard (SOP) nr 123 arata ca pentru servere se realizeaza backup saptamanal. Insa, Managerul IT nu a realizat acest backup pentru ca nu a fost setat explicit ca task de mentenanta.
  4. Urmatoarele actiuni corective sunt implementate:
    • SOP nr. 123 este actualizat prin introducerea mentiunii ca pentru fiecare server trebuie sa existe un task recurent de mentenanta in sistemul de management al calitatii privind backup-ul de server. Fiecare persoana implicata in mentenanta serverelor este obligata sa citeasca si sa retina SOP si sa-l semneze cu ajutorul semnaturii electronice.
    • Un task recurent este setat insolutia de document & information management (EIM) care trimite automat un email catre managerul IT cu privire la realizarea serviciului de back-up pentru serverul 123.
  5. Managerul IT inregistreaza riscul in sistemul de document & information management (EIM) si evalueaza severitatea impactului, probabilitatea de aparitie si daca poate fi detectat.
  6. Riscul este diminuat si toate actiunile intreprinse sunt auditabile.

Toti acesti pasi sunt gestionati in cadrul unui singur sistem si, cand alte persoane au nevoie de informatii privind abaterile, pot accesa imediat obiectele legate (ce server a fost afectat, cu s-a rezolvat abaterea, etc). In plus, pot vedea din SOP nr. 123 toate modificarile si actualizarile datorate acestor abateri. Drept rezultat, companiile pot urmari mai bine riscurile firmei, obiectivele si rezultatele (conform cerintelor ISO 9001:2015).

Pentru organizatiile care concureaza in economia globala, certificarea ISO 9001:2015 este obligatorie. Nu doar pentru faptul ca inspira clientilor incredere in serviciile si produsele companiei, dar si pentru ca mentine conformitatea in cadrul lantului de distributie. Tinand cont de miza, solutiile de document & information management (EIM) pot oferi integrarea perfecta necesara organizatiilor pentru o mai buna gestionare a riscurilor in contextul actualizarii sistemelor ISO de calitate si conformitate.

Descopera cum o solutie de document & information management (EIM) poate sa te sustina in implementarea standardului ISO 9001:2015.   Guided tour